Lors de la visite d’un terrain de jeu, il arrive, à juste titre, qu’on pense plus à la mise en valeur des lieux par le scénario qu’à des questions pratiques pas toujours très réjouissantes. C’est pourquoi il est bon lors du repérage de régler quelques détails avec le propriétaire.
Sur le site
Conditions d’accès
- Repérer précisément les explications d’accès pour la feuille de route envoyée aux joueurs
- Possibilité de parking et sécurité des voitures (ne pas hésiter à demander aux forces de l'ordre territorialement compétentes de faire un ou deux passages pendant le weekend).
- Jusqu’où les voitures pourront-elles acheminer le matériel nécessaire?
- Si le parking est éloigné, comment s’assurer d’un moyen de transport à proximité immédiate?
- Garantie d’accès pour l’intervention d’éventuels secours
Zones dangereuses
- Nettoyage préalable nécessaire (tessons de bouteille, débris pouvant provoquer une chute ...)
- Balisage à effectuer, matériel nécessaire (longueur des bandes de rubalise, nombre de piquets, planches...)
- Eclairage permanent la nuit à prévoir (ponts, ravins, chemins escarpés..)
- Zones de restriction de jeu, inadéquates aux combat de mêlée, courses poursuites
- Anticiper les problèmes en cas de pluie (cuvette)
Installations
- Alimentation en eau : points d’eau potable, non potable, particulièrement en cas de forte chaleur.
- Lieux de stockage possible de réserves
- Des sanitaires sont-ils présents? Si non, comment seront-ils installés? Possibilité de mettre des toilettes sèches. Papier hygiénique à prévoir.
- S’il n’y a pas de douche, repérer le camping ou l’hôtel le plus proche pour ceux qui en ont vraiment besoin (organisateurs?)
- Poubelles : lieux d’évacuation sur le site ou plus éloigné, sacs à prévoir (aménager éventuellement en fonction de l’organisation de la commune en ce qui concerne le tri sélectif)
- Repérer le container à verre pour y jeter toutes les bouteilles vides et autres contenants en verre, prévoir un lieu de stockage du verre pendant le jeu
- Lieux couverts : pour l’organisateur, pour l’auberge, pour les joueurs
- Couverture de la zone par les opérateurs de téléphonie mobile, vérifier cette couverture via plusieurs opérateurs.
- Installations pour le feu : Est- ce autorisé, où peut-on faire du feu? prévoir des extincteurs adaptés au types de feu pouvant survenir sur le site. Sur les sites aménages, repérer les emplacements des extincteurs. Ne pas les camouffler pour faire plus "role play"
- En cas de pluie? Evaluer la quantité de travail pour une éventuelle corvée bois, repérer les zones pouvant se révéler très boueuses. Se renseigner sur le débit des cours d'eaux traversant le site en cas de forte pluie.
- Ne pas installer les éventuels groupes électrogènes en milieu clos. - En cas de site souterrain, prévoir les détecteurs de monoxyde de carbone afin de mettre en place une veille de sécurité permanente.( La FédéGN en maintient deux a votre disposition)
Etat des lieux
- Qu’il soit réalisé avec le propriétaire ou non, il permet d’éviter les mauvaises surprises du genre réparations injustifiées à payer. Et il servira de référence à la fin du GN pour remettre les lieux en état.
- Ne pas hésiter à prendre des photos des points litigieux, objets cassés, vitres etc…
Avec le propriétaire
- Coordonnées du propriétaire ou ayant droit du site
- Autorisation du propriétaire si possible écrite.
- Il est conseillé d’établir un mini-contrat, qui précisera : les dates et prix de la location (sic) l’acompte éventuellement versé, si l'association doit assurer le site, les modalités de mise à disposition (horaires d’installation/ désinstallation, eau et électricité payants ou non, possibilité d’utiliser les tables/chaises présents,bois pour le feu) les droits et devoirs d'utilisation (autorisation de camping, restrictions d’accès), les conditions d'utilisation du feu et les moyens de lutte contre le feu disponibles, les éventuels risques spécifiques (zones de chasse ou de cueillette de champignons, joggers, chevaux, routes, soirées, animaux sauvages...).
- S’enquérir auprès des autres associations du tarif pratiqué par le propriétaire, afin d’éviter l’escalade des prix. Ne pas hésiter à dire non quand le tarif grimpe en flèche de façon injustifiée et à signaler à la FédéGN un tel comportement
- En cas de règlement de caution, veiller a ce que la somme concernée soit bien a disposition de l'association.
Renseignements divers
- Récolter les numéros de téléphone et localisations des pompiers, gendarmes, policiers, mairie, médecin de garde, hôpital.
- Préparer l’imprévu avec les coordonnées des commerces à proximité : boulangerie, pharmacie, tabac,supérette, station essence, avec une prédilection pour ceux qui sont ouverts le dimanche...
Avertir les personnes utiles : mairie, gendarmerie ou police, pompiers, presses locale et spécialisée, autres associations de GN via le calendrier FédéGN
- Si vous êtes membres conventionnés ne pas oublier de vérifier que vos joueurs sont bien assurés ou de les déclarer auprès de la FédéGN (Nom, Prénom, date de naissance et adresse mail sur un fichier de type excell)
Après le GN
Pour entretenir les relations, n’oubliez pas un geste sympa pour le propriétaire
Élément vital du code de bonne conduite du loueur de site,
Rendez le site plus propre que vous ne l’avez obtenu!
Et reprenez contact avec lui quelques jours après le jeu au cas ou un problème que vous n’auriez pas remarqués avant de partir se serait manifesté.
